Обязанности:
- Организовывать и обеспечивать Тайм-менеджмент Генерального директора Общества (подготовка расписания встреч, деловых поездок, поддержание деловых контактов);
- Осуществлять прием и перераспределение телефонных звонков Общества;
- Организационно - технически обеспечивать работу Генерального директора Общества (организация рабочего места, ведение отчетности- авансовый отчет);
- По указанию руководителя Общества доводить его распоряжения, резолюции до руководителей подразделений и/или сотрудников Общества (по необходимостиконтроль исполнения задач);
- Организовывать совещания и переговоры (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестки дня, при необходимости составление протоколов совещаний);
- Работать с входящей документацией, поступившей по электронной почте и курьерским сообщением;
- Работать с исходящей документацией – форматирование, корректировка писем, справок, выписок, передача на подпись, сканирование в электронный вид и прикрепление электронного образа в Систему электронного документооборота (1С);
- Работать с внутренней документацией- регистрация/оформление в Систему электронного документооборота (1С): Служебные записки, докладные записки, Доверенности, Приказы, Распоряжения, поручения, протоколы совещаний;
- Взаимодействовать с курьерскими службами по вопросам организации разных видов доставки рабочей документации;
- Подготавливать аналитические и справочные материалы, презентации- для планерок, совещаний, отчетов Общества;
- Оперативно взаимодействовать с АО «Зарубежнефть» по вопросам, касающимся Генерального директора Общества;
- Выполнять отдельные служебные поручения руководства.
- Принимать участие в разработке номенклатуры дел организации.
- Производить формирование дел. Выполнять контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. Определять срок хранения.
- Составлять внутренние описи дел для особо ценных документов.
- Работа в 1С. Документооборот, ЭДО Диадок, Microsoft Word, Excel, PowerPoint.
Требования:
- высшее образование;
- опыт аналогичной работы не менее 3-х лет;
- обязательное знание систем электронного документооборота;
- знание и исполнение офисного этикета
- исполнительность, неконфликтность, внимательность;
- умение работать в режиме многозадачности;
Условия:
- территориально - метро Китай-город;
- достойная заработная плата;
- расширенный социальный пакет;
- ДМС после испытательного срока, компенсация фитнеса, корпоративные программы заботы о сотрудниках
