-
1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Приемной руководителя Общества. Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями документов, передаваемых руководителю на подпись, проверка их оформления.
2. Контроль за исполнением работниками сроков выполнения указаний и поручений руководителя.
Фиксация исполнения поручений, предупреждение сотрудников об истечении сроков, составление отчётов и аналитических справок о выполнении решений руководителя.
Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации в ходе приёма посетителей и их нахождения в приёмной и кабинете руководителя.
3. Принимать документы на подпись Руководителя, сортировать по тематике, проверять правильность оформления подготовленных документов, передаваемых на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
4. Организовывать проведение телефонных переговоров, видеоконференций Руководителя, обеспечивать присутствие на переговорах необходимых специалистов Общества. Вести базу телефонных контактов Руководителя.
5. Обеспечивать рабочее место Руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
6. Вносить информацию в календарь Microsoft Outlook. Согласовывать с руководителем временные планы. Согласовывать телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками. Информировать руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
7. Организовывать прием посетителей, оказывать содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Информировать установленных лиц об изменении рабочего графика Руководителя.
8. Обеспечивать «кофе-брейк» Руководителю и его посетителям. Контролировать расход продуктов, подавать заявки на пополнение запаса. Соблюдать санитарные правила при организации «кофе-брейка».
9. Обрабатывать материалы командировки, оформлять отчет о командировке Руководителя. Оформлять авансовые отчеты, командировочные расходы Руководителя.
-
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя, проверка их оформления
- Требования:
- Высшее профессиональное образование (документационное обеспечение управления)
- Не менее 2 лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению
- Знание компьютера и оргтехники, системы электронного документооборота
- Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
- ДМС;
- Официальное трудоустройство;
- Стабильная заработная плата.
