· Управление графиком генерального директора: планирование встреч, расстановка приоритетов, оперативная корректировка планов с учетом меняющейся повестки.
· Обеспечение коммуникаций высшего руководства с исполнительным аппаратом, филиалами и структурными подразделениями компании.
· Взаимодействие с органами местного самоуправления, комитетами, государственными структурами и ведомствами – на уровне, требующем дипломатичности и знания протокола.
· Контроль исполнения поручений руководителя: постановка задач, мониторинг сроков, сбор статусов, подготовка структурированной отчетности.
· Организация эффективной работы приемной как центра коммуникаций – между генеральным директором и всеми уровнями организации.
· Поддержание порядка и функциональности рабочего пространства приемной и кабинета руководителя (организационно-техническая часть, включая работу профильных специалистов).
· Координация и контроль работы специалистов приемной – распределение задач, обеспечение слаженности.
· Организационно-техническое сопровождение всей административно-распорядительной деятельности генерального директора.
· Участие в перспективном и оперативном планировании мероприятий с участием руководителя.
· Планирование и координация совещаний и рабочих встреч: подготовка материалов, повесток, презентаций, раздаточных документов.
· Travel-поддержка: полная организация командировок (билеты, бронирование проживания, маршруты, сопроводительные документы) – готовность к поездкам 1-2 раза в месяц.
· Организация делопроизводства в масштабе филиала (МЭС Юга): формирование единых требований к документационному обеспечению управления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, ГОСТами и нормативными актами, ведение архива.
· Участие в планировании, формировании и корректировке программы закупок (в рамках компетенции приемной).
Требования:· Высшее образование (управление, экономика, юриспруденция, документоведение или сопоставимые направления).
· Безупречное знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь.
· Развитые навыки деловой переписки и подготовки официальных документов (письма, справки, протоколы, поручения).
· Умение контролировать исполнение задач руководителя с отслеживанием сроков и статусов.
· Уверенное владение системами электронного документооборота (СЭДО) и офисным пакетом.
· Способность эффективно работать в режиме многозадачности и с большими объемами информации.
· Навык построения коммуникаций с людьми разных уровней и сфер (от рядовых сотрудников до представителей госорганов и протокольных служб).
· Опыт работы на аналогичной должности (помощник/администратор руководителя, руководитель приемной) не менее 3 лет.
· Готовность к ненормированному графику работы и командировкам 1-2 раза в месяц.
· Стрессоустойчивость
Условия:· Работа в крупной производственной компании с масштабными задачами и высокой степенью ответственности.
· Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ.
· Современный оборудованный офис.
· Полный социальный пакет, включая добровольное медицинское страхование (ДМС).
· Конкурентная заработная плата (обсуждается с успешным кандидатом на собеседовании).
· Возможна компенсация за аренду жилья до 3-х лет для иногородних.
Почему это интересно:
Вы будете не просто ассистентом, а одним из ключевых организаторов работы топ-менеджмента, участвуя в управлении крупным производственным филиалом, взаимодействуя с госструктурами и влияя на эффективность всей приемной. Реальная возможность профессионального роста в области управления и административной деятельности.
