Условия:
- Официальное трудоустройство (согласно ТК РФ);
- График 5/2 ненормированный;
- ДМС;
- Годовая премия;
- Социальный пакет (компенсация затрат на занятие спортом, компенсация отдыха, путевки в детские лагеря, спортивные и культурные мероприятия для сотрудников и членов семей);
- Оборудованные комнаты отдыха и приема пищи;
- Дополнительные дни отпуска и выходные дни;
- Поддержка начинающих сотрудников (материальная помощь, совет молодежи);
- Широкие карьерные возможности (индивидуальные планы развития, обучение);
- Уровень заработной платы обсуждается индивидуально.
Обязанности:
-
Ассистент выполняет задачи, поставленные руководством и непосредственным руководителем.
-
Планирует рабочее время руководителя, включая встречи, телефонные и прочие переговоры, собеседования и т.д.; ведет и корректирует рабочий календарь руководителя.
-
Организует обеспечение рабочего места руководителя оргтехникой, канцтоварами и прочими принадлежностями, способствующими его эффективной работе.
-
Осуществляет техническую помощь руководителю (копирование, печать, сканирование и пр.).
-
Занимается организацией деловых встреч и совещаний руководителя, включая приглашение участников, подготовку и/или сбор материалов, обеспечение места проведения встречи (бронирование переговорной комнаты, проверка наличия необходимого оборудования), подключение теле-/видеоконференции.
-
Протоколирует деловые встречи и совещания руководителя, передает протокол на утверждение руководителю, осуществляет распределение протокола среди участников совещания.
-
Занимается организацией приема посетителей руководителя: заказ пропусков и сопровождение посетителей при необходимости.
-
Осуществляет прием приглашенных лиц, делегаций по поручению руководителя, включая обеспечение логистики приема, организации места пребывания, необходимых встреч и т.д.
-
Организует обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя.
-
Занимается планированием, организацией и отчетностью по служебным поездкам руководителя: логистика командировки, бронирование гостиницы, организация трансфера предоставление отчетности по командировке руководителя в соответствующие службы.
-
Ведет отчетность по расходам руководителя, связанным с выполнением его должностных обязанностей: расходы по корпоративной карте, прочие расходы.
-
Осуществляет сбор и подготовку аналитических, информационных, справочных и иных материалов по запросу руководителя.
-
Выполняет прочие поручения непосредственного руководителя, в рамках должностных обязанностей.
-
Выполняет устный\ письменный перевод либо осуществляет организацию устного\ письменного перевода документов, либо совещаний руководителя по мере необходимости.
-
Осуществляет прием документов для руководителя через СЭД, по электронной почте, на бумажном носителе на ознакомление, исполнение, согласование, утверждение и доводит их до руководителя.
-
Вносит проекты документов в СЭД, подписывает/отклоняет их в СЭД.
-
Отслеживает поступление корреспонденции и печатных изданий для руководителя, своевременно передает их руководителю.
-
Проводит проверку правильности оформления и согласования подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись.
-
Осуществляет передачу документа (документов) в соответствии с принятым решением руководителя в структурные подразделения или исполнителям.
-
Осуществляет контроль исполнения резолюций Генерального директора, контроль соблюдения сроков выполнения указаний и поручений непосредственного руководителя.
-
Проверяет соответствие текста документа, передаваемого на подписание руководителю, на бумажном носителе версии в системе электронного документооборота.
-
Осуществляет контроль соблюдения сроков предоставления информации, согласования и утверждения документов подразделениями, подчиненными непосредственному руководителю.
-
Составляет по поручению руководителя письма, запросы и другие документы и направляет их по каналам связи (почта, электронная почта, факс и пр.) в соответствующие службы или соответствующим лицам.
-
Обеспечивает хранение документов руководителя.
- Высшее профессиональное образование.
- Опыт работы по аналогичным специальностям не менее 1 года.
- Желательный уровень владения английским языком - intermediate.
- Проактивная жизненная позиция, инициативность, ответственность.
