Офис-менеджер

Заработная плата Город Требуемый опыт работы Тип занятости
65 000 ₽ г. Москва От 1 года до 3 лет

Обязанности:

  • Организационно-техническое обеспечение административно-хозяйственной деятельности Общества.
  • Делопроизводство (регистрация входящих, исходящих писем и документов, факсимильных сообщений, отправка срочных писем и иных документов).
  • Подбор и заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников Общества, руководителей и их заместителей, бронирование гостиниц. Подготовка отчетности по осуществленным заказам.
  • Прием и распределение входящих телефонных звонков.
  • Оформление пропусков на доступ на территорию офиса, включая пропуска на автомобили. Учет выдачи и возврата пропусков сотрудникам.
  • Оформление документов для получения виз сотрудниками Общества, при необходимости осуществление доставки документов в агентства.
  • Распределение заявок на водителя и контроль их выполнения. Контроль передвижения водителя по указанным в заявках маршрутам, оформление отчетов по передвижению и предоставление по требованию руководства Общества иных видов отчетов о выполнении водителем поручений по заявкам.
  • Перевод новостей для сайта компании, исходящей корреспонденции, технической и иной документации с русского на английский и с английского на русский язык.
  • Прием посетителей.
  • Прием и отправление корреспонденции через почтовое отделение, получение корреспонденции в почтовом отделении. При необходимости обеспечение заключения договоров на обслуживание с почтовым отделением, контроль исполнения условий договоров.
  • При необходимости подготовка документов для нотариального заверения или передачи в банк, доставка документов по месту и получение готовых документов.
  • Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, чая, кофе, сахара, канцелярии, расходных материалов, вызов специалистов по обслуживанию оргтехники, обеспечение рабочих мест сотрудников мебелью и оргтехникой).
  • Взаимодействие с Управляющей компанией Бизнес Центра и представителями Арендодателя по вопросам жизнеобеспечения офиса и иным вопросам, связанных с арендой.
  • Учет расхода канцтоваров, расходных материалов для оргтехники, заказа воды, чая, кофе, сахара, подготовка отчетов по требованию руководства.
  • Обеспечение сотрудников корпоративными мобильными номерами (Sim-карты), учет выданных корпоративных номеров и подготовка отчетности по расходу средств на мобильную связь по требованию руководства. Подготовка документов для оформления договоров с провайдерами мобильной связи, контроль сроков действия договоров и внесение необходимых изменений и дополнений к ним, оформление подключения/отключения дополнительных сервисов, контроль выставления счетов провайдерами мобильной связи и взаиморасчетов.
  • Поиск и обеспечение заключения договоров на размещение сотрудников с гостиницами по Москве и регионам, контроль исполнения условий договоров.
  • Заказ такси сотрудникам и гостям Общества через личный кабинет Яндекс.Такси, формирование и предоставление руководству Общества отчеты по использованию услуг заказа такси, контроль исполнения условий договора на предоставление услуг заказа такси.
  • Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.
Требования:
  • Высшее или среднее специальное образование.
  • Опыт работы в административной сфере (офис-менеджер, секретарь, помощник руководителя) от 2-х лет.
  • Знание организации делопроизводства.
  • Знание порядка оформления и сдачи документов в архив.
  • Умение составлять деловые письма.
  • Английский язык на уровне не ниже Intermediate.
  • Внимательность, ответственность, умение работать в режиме under pressure of time и в режиме многозадачности.

Условия:

  • Трудовой договор, срок испытания – 3 месяца
  • Офис: ст. м. Парк Победы, Багратионовская, Фили г. Москва, ул. Барклая, БЦ "Барклай Плаза"
  • Рабочий график: пятидневка с 09:00 до 18:00
  • Отпуск 28 календарных дней
Откликнуться на вакансию
Работа в
Компания О3
0.0

 

Нет рекомендаций друзьям, добавить

 

Нет оценок руководителя компании, добавить

Аватар руководителя

Не указан руководитель, добавить